Kun vertailet tapahtumailmoittautumisohjelmistoja, älä katso vain kenttien määrää. Hyvä tapahtuman ilmoittautumislomakkeen rakentaja auttaa keräämään juuri kyseiseen Event-tapahtumaan liittyvät tiedot, erottamaan pakolliset kysymykset valinnaisista, pitämään vastaukset yhdenmukaisina ja käyttämään tuloksia osana operatiivista työnkulkua. Lyhyt tekstikenttä voi sopia tehtävänimikkeelle, kun taas Kyllä/Ei-kysymys voi olla parempi pysäköintitarpeen selvittämiseen ja monivalintaohjelma valitun ohjelman tai paketin keräämiseen. Hyödyllisen rakentajan pitäisi tukea näitä eroja pakottamatta kaikkia vastauksia vapaaksi tekstiksi tai erilliseen laskentataulukkoon.
QRGATE tarjoaa tämän toiminnallisuuden valinnaisessa Event Registration -moduulissa. Lomake kuuluu tapahtumakohtaiseen julkiseen Registration Page -sivuun. Se luo ensin Registration-tietoja; se ei yksin luo hyväksyttyä Guest-osallistujaa, myy julkisia lippuja tai käsittele maksuja.
Mitä tapahtumailmoittautumislomakkeen rakentajassa kannattaa arvioida
Lomakerakentaja on hyödyllinen, kun se antaa tapahtumatiimille hallinnan sekä kysymyksiin että muodostuvaan tietorakenteeseen. Tarkista ennen valintaa, tukeeko ohjelmisto tapahtuman tarvitsemia kenttätyyppejä, voivatko järjestäjät määrittää kenttien näkyvyyden ja pakollisuuden sekä säilyvätkö vastaukset niitä lähettäneen osallistujan yhteydessä.
- Vakiokentät henkilöllisyys- ja yhteystiedoille, kuten etunimi, sukunimi, sähköposti, puhelin, yritys, tehtävänimike ja kommentti.
- Tapahtumaan sopivat mukautetut kysymykset yhden yleisen muistiinpanokentän sijaan.
- Pakolliset ja valinnaiset asetukset, jotta tärkeät tiedot voidaan pyytää tekemättä kaikista kysymyksistä pakollisia.
- Ohjetekstit ja hallittu järjestys, jotta osallistujat ymmärtävät mitä tietoja tarvitaan ja näkevät kysymykset loogisessa järjestyksessä.
- Osallistujakohtaiset Registration-tietueet sekä vienti, joka sisältää mukautetut vastaukset operatiivista tarkastelua varten.
Määritä vakiokentät ja mukautetut tapahtumailmoittautumisen kysymykset
QRGATEn Registration Form Builder toimii vakiomuotoisten Registration-kenttien rinnalla. Järjestäjät voivat määrittää tapahtumassa tarvittavat osallistujatiedot ja lisätä kohdennettuja kysymyksiä lisätietojen keräämiseen. Valinnaisia laskutustietoja voidaan pyytää, jos tapahtuma niitä tarvitsee, mutta tämä ei tee QRGATEsta maksupalveluntarjoajaa.
- Etunimi ja sukunimi
- Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Yritys ja tehtävänimike
- Kommentti
- Valinnaiset laskutustiedot, kun ne on otettu käyttöön
- Mukautetut kysymykset, joissa määritetään otsikko, ohjeteksti, tila ja näyttöjärjestys
Tuetut tapahtumailmoittautumisen kysymystyypit
QRGATEn dokumentoidut kysymystyypit kattavat yleiset jäsennellyn osallistujatiedon keruutarpeet. Valintakysymyksissä voi olla useita vaihtoehtoja, jolloin järjestäjä voi tarjota hallitun vastausjoukon sen sijaan, että osallistujat kirjoittaisivat saman asian eri tavoilla.
- Lyhyt teksti lyhyille vastauksille, kuten roolille, viitteelle tai mieltymykselle.
- Pitkä teksti lisätiedoille, jotka tarvitsevat enemmän tilaa.
- Kyllä / Ei selkeälle kaksivaihtoehtoiselle vastaukselle.
- Yksi valinta, kun osallistuja voi valita yhden vaihtoehdon.
- Monivalinta, kun osallistuja voi valita useita vaihtoehtoja.
- Valintaruutu tuettuun valinta- tai vahvistuskenttään.
Tee kysymyksistä pakollisia tai valinnaisia ja helpommin ymmärrettäviä
Mukautetun tapahtumailmoittautumislomakkeen tulee olla selkeä sekä järjestäjälle että osallistujalle. QRGATE tukee dokumentoitujen kenttien ja mukautettujen kysymysten Label- ja Help text -asetuksia. Järjestäjät voivat myös määrittää Enabled- tai Active-tilan, Required- tai Optional-tilan sekä järjestyksen. Näin tapahtumatiimi voi erottaa välttämättömät tiedot hyödyllisistä mutta ei-välttämättömistä tiedoista. Kuvitteellisessa yritystapahtumassa yrityksen nimi ja ruokavaliotiedot voidaan tehdä pakollisiksi, kun taas lisäpyyntöjä koskeva pitkä tekstikenttä voidaan jättää valinnaiseksi. Henkilötiedot voidaan sijoittaa ensin, operatiiviset kysymykset seuraavaksi ja täydentävät kysymykset viimeiseksi.
- Kuvaa pyydettävä tieto selkeällä Label-otsikolla.
- Lisää Help text -ohjeteksti, jos vastaaja tarvitsee lisäkontekstia.
- Pidä kenttä Enabled- tai Active-tilassa, kun sen tulee näkyä lomakkeella.
- Merkitse Required-tilaan vain toiminnan kannalta tarpeelliset kysymykset ja jätä muut Optional-tilaan.
- Määritä Sort order -järjestys osallistujan luontevaa täyttöpolkua varten.
Pidä jokainen vastaus yhteydessä osallistujan Registration-tietueeseen
Jäsenneltyjen kysymysten arvo ei rajoitu julkiseen lomakkeeseen. QRGATE tallentaa mukautetut kysymykset ja vastaukset jäsenneltyinä Registration-tietoina, jotka liittyvät kyseiseen Attendee Registration -tietueeseen. Vastaus säilyy siten osallistujan ilmoittautumisen yhteydessä eikä muutu irralliseksi muistiinpanoksi tai jäljittämättömäksi laskentataulukon soluksi. Kuvitteellisessa konferenssissa järjestäjä voi kysyä, mihin ohjelmaan osallistuja aikoo liittyä, tarvitseeko hän pysäköintiä ja tarvitaanko lisätietoja. Vastaukset säilyvät kunkin osallistujan Registration-tietueessa, joten niitä voidaan tarkastella yhdessä henkilöllisyys-, vahvistus-, Registration- ja Guest List -tietojen kanssa.
- Tarkastele mukautettuja vastauksia yksittäisen Attendee Registration -tietueen yhteydessä.
- Vältä toistuvissa operatiivisissa kysymyksissä epäyhtenäisiä vapaan tekstin merkintöjä.
- Käytä Registration-listaa osallistujakohtaisten Registration-tietojen lähteenä.
- Vie tuetut vakiotiedot ja mukautettujen kysymysten vastaukset operatiivista käyttöä varten.
Hyödynnä dynaamista Registration Excel -vientiä operatiivisessa tarkastelussa
QRGATE tukee dynaamista Registration Excel -vientiä. Form Builderissa luodut mukautetut kysymykset voivat näkyä erillisinä vientisarakkeina, jolloin vientirakenne vastaa kyseiseen Event-tapahtumaan määritettyjä kysymyksiä. Tämä on hyödyllistä, kun tiimi tarkastelee osallistujavastauksia Registration-listan ulkopuolella tai valmistelee tietoja tapahtuman toteutusta varten. Registration-vienti on eri asia kuin Guest List -vienti. Se sisältää osallistujien Registration-tiedot, tuetut vakio- ja metatiedot sekä kuhunkin Attendee Registration -tietueeseen liittyvät mukautetut vastaukset. Sitä ei tule kuvata yleiseksi analytiikkasovellukseksi tai kaikkien QRGATE-näkymien vienniksi.
- Mukautetut kysymykset voivat muuttua dynaamisiksi sarakkeiksi Registration Excel -vientiin.
- Vienti voi sisältää osallistujan henkilötiedot, Registration-tilan, vahvistustilan ja Guest List -muunnostilan.
- Laskettu Registration-hinta, valuutta ja tuetut laskutustiedot voivat näkyä, jos ne on määritetty.
- Monivalintavastaukset voidaan viedä jäsennellyssä, helposti luettavassa muodossa.
- Käytä Registration-vientiä Registration-tietoihin ja Guest List -työnkulkua hyväksytyille Guest-osallistujille.
Miten lomakerakentaja toimii QRGATEn Event-työnkulussa
Form Builder kuuluu valinnaiseen Event Registration -moduuliin eikä ole itsenäinen yleinen lomaketyökalu. Event tarjoaa yhteisen kontekstin Registration-asetuksille, julkiselle Registration Page -sivulle, Form Builderille, Attendee Registration -tietueille ja Registration Excel -viennille. Kun hyväksytty Registration siirretään Guest Listille, QRGATEn työnkulku voi jatkua Guest-, Invitation-, valinnaisen RSVP-, QR Ticket- ja validoidun Check-in-vaiheen kautta. Vaiheet toimivat yhdessä, mutta ne eivät yhdisty automaattisesti yhdeksi toiminnoksi. Guest List -siirto ei esimerkiksi lähetä automaattisesti Invitationia, eikä Registrationin lähettäminen ole sama asia kuin RSVP tai Check-in.
- Event Registration tarjoaa julkisen Registration Page -sivun ja määritettävän Registration Form -lomakkeen.
- Attendee Registration tallentaa jokaisen osallistujan lähetyksen ja mukautetut vastaukset.
- Registration Excel -vienti tekee tuetut Registration-tiedot saataville operatiivista tarkastelua varten.
- Guest List vastaanottaa hyväksytyt osallistujat oletuksena Manual-siirrolla tai järjestäjän käyttöön ottamalla Automatic-siirrolla.
- Invitation, RSVP, QR Ticket ja Check-in ovat erillisiä tapahtuman jälkeisiä työnkulkuja.
Käytännön prosessi mukautetun tapahtumailmoittautumislomakkeen rakentamiseen
Lomakkeen rakentaminen pysyy selkeänä, kun tiimi aloittaa jokaisesta kysymyksestä ja siitä operatiivisesta päätöksestä, jota kysymys tukee. Seuraava esimerkki on kuvitteellinen ja kuvaa prosessia, ei tiettyä tapahtumatulosta.
- Luo Event tai valitse olemassa oleva tapahtuma ja ota valinnainen Event Registration -moduuli käyttöön.
- Tarkista vakiomuotoiset osallistujakentät ja päätä, mitä tapahtumassa tarvitaan.
- Lisää Short text-, Long text-, Yes/No-, Single choice-, Multiple choice- tai Checkbox-kysymyksiä.
- Määritä jokaiselle kysymykselle Label, Help text, Enabled- tai Active-tila, Required- tai Optional-tila ja Sort order.
- Lisää vaihtoehdot valintakysymyksiin tarvittaessa ja määritä informatiiviset hinta-oikaisut vain, jos niitä tarvitaan.
- Suunnittele osallistujan täyttöpolku, julkaise Public Registration Page sen julkisella URL-osoitteella tai kopioitavalla HTML <a> -painikkeella, joka ohjaa kyseiseen URL-osoitteeseen.
- Tarkastele lähetettyjä Attendee Registration -tietueita ja niiden vastauksia Registration-listassa.
- Vie Registration-tiedot Exceliin, kun operatiivinen tiimi tarvitsee jäsennellyn työskentelytiedoston.
- Jos Event käyttää Guest-työnkulkua, sovella määritettyjä Manual- tai Automatic Guest List -siirtosääntöjä erikseen.
Mihin QRGATE sopii – ja mihin ei
QRGATE sopii harkittavaksi järjestäjille, yritysten tapahtumatiimeille, toimistoille, yhdistyksille ja tapahtumapaikoille, jotka tarvitsevat tapahtumakohtaisia Registration-tietoja yhdistettynä hallittuun Guest-työnkulkuun. Se on erityisen relevantti silloin, kun tiimi tarvitsee enemmän rakennetta kuin yleinen vapaan tekstin lomake tai erillinen ilmoittautumistaulukko tarjoaa. Dokumentoitu Form Builder tukee tässä kuvattuja kysymystyyppejä ja asetuksia. QRGATEn dokumentaatio ei vahvista ehdollista haarautumista, edistynyttä automaatiota tai muita lomakekäyttäytymisiä näiden asetusten lisäksi. Jos vaatimuksesi perustuvat ominaisuuteen, jota ei ole kuvattu täällä, ota yhteyttä osoitteeseen support@qrgate.org äläkä oleta sen olevan saatavilla. QRGATEn Registration-hinnoittelu on informatiivista. Alusta voi laskea Registration-hinnan perushinnan ja tuettujen vastaus- tai vaihtoehtokohtaisten oikaisujen perusteella, mutta se ei tarjoa verkkomaksua, maksun valtuutusta, tilitystä, julkista lipunmyyntiä tai lahjoitusten käsittelyä. Registration-lähetys ei myöskään itsessään anna pääsyä tapahtumaan. Kelpoisuus ja Guest List -siirtosäännöt ovat voimassa ennen normaalia Invitation-, QR Ticket- ja Check-in-työnkulkua.
- Valitse QRGATE, kun jäsennelty Event Registration -tieto ja siihen yhdistetty Guest-työnkulku ovat tärkeitä.
- Käytä Required-, Optional-, Help text- ja Sort order -asetuksia dokumentoidun lomakekokemuksen hallintaan.
- Älä pidä Registration QR -koodia Guest QR Ticket -lippuna.
- Älä oleta, että julkinen lähetys luo välittömästi Guest-osallistujan tai antaa pääsyn tapahtumaan.
- Kysy osoitteesta support@qrgate.org tuotetta koskevista asioista, joihin dokumentaatio ei vastaa.
Usein kysyttyä
Mikä on tapahtumailmoittautumislomakkeen rakentaja?
Tapahtumailmoittautumislomakkeen rakentajan avulla järjestäjä voi luoda tiettyyn Event-tapahtumaan Registration Form -lomakkeen, jossa yhdistyvät vakiomuotoiset osallistujakentät ja mukautetut kysymykset. Hyvä rakentaja tukee eri kysymystyyppejä, pakollisia ja valinnaisia asetuksia sekä selkeää järjestystä, jotta osallistujatiedot ovat jäsenneltyjä operatiivista käyttöä varten.
Mitä mukautettuja kysymystyyppejä QRGATE tukee?
QRGATE tukee Lyhyt teksti-, Pitkä teksti-, Kyllä/Ei-, Yksi valinta-, Monivalinta- ja Valintaruutu-kysymyksiä. Valintakysymyksiin voidaan lisätä useita vaihtoehtoja.
Voiko QRGATEn ilmoittautumiskysymyksistä tehdä pakollisia tai valinnaisia?
Kyllä. QRGATE tukee dokumentoitujen kenttien ja mukautettujen kysymysten Required- ja Optional-asetuksia. Näin järjestäjä voi pyytää tärkeät tiedot tekemättä jokaisesta kysymyksestä pakollista.
Voivatko järjestäjät lisätä ohjetekstejä ja muuttaa ilmoittautumiskysymysten järjestystä?
Kyllä. QRGATE tukee dokumentoiduille Registration-kentille ja mukautetuille kysymyksille Label-, Help text-, Enabled- tai Active-, Required- tai Optional- ja Sort order -asetuksia.
Ovatko mukautetut ilmoittautumisvastaukset yhteydessä yksittäisen osallistujan tietueeseen?
Kyllä. Mukautetut kysymykset ja vastaukset ovat jäsenneltyjä Registration-tietoja, jotka liittyvät kyseiseen Attendee Registration -tietueeseen. Jokaisella ryhmäilmoittautumisen osallistujalla on oma Attendee Registration -tietue ja omat mukautetut vastauksensa.
Voiko mukautetut tapahtumailmoittautumisen vastaukset viedä Exceliin?
Kyllä. QRGATE tukee dynaamista Registration Excel -vientiä, jossa Form Builderin mukautetut kysymykset voivat näkyä erillisinä sarakkeina. Registration-vienti on eri asia kuin Guest List -vienti.
Luoko QRGATEen lähettäminen välittömästi Guest-osallistujan?
Ei. Julkinen lähetys luo ensin Registration-tietueen. Hyväksytty Registration voidaan siirtää Guest Listille oletusarvoisella Manual-siirrolla tai järjestäjän käyttöön ottamalla Automatic-siirrolla, kun dokumentoidut vahvistus- ja kelpoisuussäännöt täyttyvät. Pelkkä Registration-lähetys ei anna pääsyä tapahtumaan.
Käsitteleekö QRGATE ilmoittautumismaksuja tai myykö se julkisia lippuja?
Ei. QRGATE voi tukea informatiivista hinnoittelua, kuten perushintaa ja dokumentoituja vastaus- tai vaihtoehtokohtaisia hinta-oikaisuja, mutta se ei ole maksupalveluntarjoaja eikä julkinen lipunmyyntialusta. Se ei tarjoa verkkomaksua, maksun valtuutusta tai tilitystä.
Luo mukautettu Registration Form seuraavaa Event-tapahtumaasi varten
Luo QRGATE-tili ja kokeile demoa. Arvioi jäsenneltyjä mukautettuja kysymyksiä, osallistujakohtaisia Registration-tietoja ja dynaamista Registration Excel -vientiä osana tapahtumasi työnkulkua.
Luo QRGATE-tili ja kokeile demoa