Julkinen tapahtuman ilmoittautumissivu ei ole vain lomake. Tapahtumajärjestäjien on esiteltävä tapahtuma selkeästi, kerättävä oikeat osallistujatiedot, hallittava ilmoittautumisen avaus- ja sulkemisajat, huomioitava kapasiteetti ja jaettava sama julkinen sivu sähköpostissa, verkkosivuilla ja painetuissa materiaaleissa.
Myös toimintamallilla on merkitystä. Julkinen lähetys säilyy ilmoittautumisena, kunnes tarvittavat vahvistus- ja vieraslistasäännöt täyttyvät. Näin tapahtumatiimi voi siirtyä selkeästi uuden osallistujan tietojen keruusta myöhempään kutsu-, RSVP-, QR-lippu- ja vahvistettuun Check-in-prosessiin.
Mitä julkisen tapahtuman ilmoittautumissivulta kannattaa etsiä
Määrittele ennen alustojen vertailua sekä julkinen ilmoittautumiskokemus että sitä seuraava sisäinen työnkulku. Sopivan ratkaisun tulee yhdistää tapahtuman nimi, brändi, ajankohta, paikka ja muut olennaiset tiedot ilmoittautumislomakkeeseen samassa tapahtumakontekstissa. Lisäksi lähetettyjen osallistujatietojen siirtymisen järjestäjän hallinnoimalle vieraslistalle tulee olla selkeä. Esimerkiksi kuvitteellisessa yritystapahtumassa voidaan tarvita yksi julkinen linkki yrityksen verkkosivulle, QR-koodi painettuun opasteeseen ja lomake, jossa kysytään yritys, tehtävänimike sekä tapahtumakohtaisia valintoja. Tiimi voi myös haluta näyttää saatavuuden mutta päättää itse, kenestä tulee vieras. Nämä ovat erillisiä päätöksiä, joiden tulee näkyä työnkulussa.
- Tapahtuman brändin mukainen sivu, tapahtumatiedot ja järjestäjän määrittelemät ilmoittautumistiedot
- Vakiokentät ja muokattavat lisäkysymykset
- Ilmoittautumisen avaus- ja sulkemisajat
- Enimmäiskapasiteetti osallistujamäärän perusteella
- Valinnainen julkinen saatavuuden näyttö
- Julkinen URL-osoite, ladattava ilmoittautumisen QR-koodi ja kopioitava verkkosivun painikkeen HTML
- Määritetty manuaalinen tai järjestäjän käyttöön ottama automaattinen siirtokäytäntö vieraslistalle
Miksi erillinen lomake tai taulukko ei välttämättä riitä
Yleinen verkkolomake voi kerätä vastauksia, mutta tapahtumakonteksti, kapasiteettisäännöt ja seuraavat operatiiviset vaiheet voivat jäädä erillisten dokumenttien tai manuaalisen työn varaan. Järjestäjän hallinnoima Excel-tuonti toimii, kun tiimillä on jo vieraslista, mutta se ei itsessään tarjoa julkista sivua uusien osallistujatietojen keräämiseen. Kun tietoja kerätään lomakkeilla, sähköpostiketjuissa ja taulukoissa, nimet, vastaukset, vahvistustila ja kaksoiskappaleet voidaan joutua yhdistämään manuaalisesti. QRGATE on tarkoitettu tiimeille, jotka tarvitsevat julkisen tietojenkeruun ja järjestäjän hallinnan samassa tapahtumakeskeisessä alustassa.
- Käytä julkista ilmoittautumissivua, kun osallistujien tulee lähettää omat tietonsa.
- Käytä järjestäjän luomaa tai Excel-tuonnilla hallittua listaa, kun tiimillä on jo kontrolloitu vieraslista.
- Käytä molempia, kun tapahtumassa on sekä julkisia ilmoittautujia että ennakkoon hyväksyttyjä tai tuotuja vieraita.
Luo tapahtumabrändätty julkinen ilmoittautumissivu
QRGATEn valinnainen Event Registration -moduuli tarjoaa tapahtumalle responsiivisen julkisen ilmoittautumissivun. Sivulla voidaan käyttää tapahtuman brändiä ja logoa, nimeä, päivämäärää ja kellonaikaa, olennaisia perustietoja sekä järjestäjän kirjoittamaa tekstilohkoa. Osallistujan näkemät tiedot ja ilmoittautumislomake pysyvät näin yhdessä. Järjestäjä voi ottaa ilmoittautumisen käyttöön tai pois käytöstä tapahtumatasolla. Käytössä QRGATE tarjoaa julkisen URL-osoitteen ja hallintatoiminnot linkin avaamiseen tai kopiointiin. Jos ilmoittautuminen poistetaan käytöstä, julkisella reitillä voidaan näyttää tapahtuman brändin mukainen ilmoittautumisen ei saatavilla -tila sen sijaan, että lähetetty lomake vaikuttaisi hyväksytyltä. Järjestäjän syöttämät tapahtuma- ja ilmoittautumistiedot säilyvät järjestäjän kirjoittamassa muodossa. QRGATE ei käännä niitä automaattisesti.
- Esittele tapahtuman identiteetti ennen lomaketta.
- Lisää käytännön ohjeet, ohjelmatiedot, osallistumismaksun tiedot tai ulkoiset maksuohjeet ilmoittautumistietojen lohkoon.
- Pidä julkinen ilmoittautumiskerros erillään myöhemmistä vieras-, kutsu- ja Check-in-objekteista.
Kerää yksittäisiä tai usean osallistujan ilmoittautumisia
Julkisen tapahtuman ilmoittautumislomakkeen tulee vastata todellista ilmoittautumistapaa. QRGATE tukee yksittäisiä ilmoittautumisia sekä ryhmäilmoittautumisia, joita hallinnoi vahvistettu ilmoittautumisen yhteyshenkilö. Yksi yhteyshenkilö voi lisätä samaan tapahtumaan yhden tai useita osallistujia, mikä sopii esimerkiksi yrityksen koordinaattorille, sihteerille, HR-edustajalle tai kollegoja ilmoittavalle tapahtumayhteyshenkilölle. Jokainen osallistuja säilyy erillisenä osallistujan ilmoittautumistietueena. Vastaukset, tila, laskettu hintatilanne ja vieraslistamuunnoksen tila ovat osallistujakohtaisia. Jos tiedot siirretään myöhemmin vieraslistalle, jokaisesta henkilöstä voi tulla erillinen vieras, jolla on oma kutsu-, RSVP-, QR-lippu- ja Check-in-historia. QRGATE tukee myös sähköpostin turvallista vahvistamista ja osallistujan omaa tietojen haltuunottoa. Yhteyshenkilön lisäämä osallistuja voi myöhemmin ottaa oman ilmoittautumisensa hallintaansa vahvistamalla sähköpostiosoitteensa. Yhteyshenkilön vahvistaminen antaa kelvollisen ilmoittautumisen perustan, mutta ei tarkoita, että jokaisen osallistujan oma sähköposti olisi vahvistettu.
- Käytä vakiokenttiä, kuten nimi, sähköposti, puhelin, yritys, tehtävänimike, kommentti ja valinnaiset laskutustiedot.
- Lisää Short text-, Long text-, Yes/No-, Single choice-, Multiple choice- tai Checkbox-kysymyksiä sekä tuettuja pakollisuus-, ohjeteksti- ja järjestysasetuksia.
- Estä uuden osallistujan ilmoittautumisen luominen, jos sähköposti-identiteetti on jo samassa tapahtumassa.
- Vie ilmoittautumistiedot, mukaan lukien tuetut mukautetut vastaukset, osallistujatasolla.
Hallitse ilmoittautumisen ajankohtaa, kapasiteettia ja saatavuutta
QRGATElla järjestäjä voi määrittää julkisen ilmoittautumislomakkeen avaus- ja sulkemisajat sekä osallistujien enimmäiskapasiteetin. Kapasiteetti lasketaan osallistujina, ei ilmoittautumisryhminä. Jos yksi yhteyshenkilö lisää viisi henkilöä, nämä käyttävät viittä paikkaa. Järjestäjä voi halutessaan näyttää kapasiteettitiedot julkisesti. Kuvitteellisella sivulla voidaan esimerkiksi näyttää, että 120 paikkaa 300:sta on käytetty ja 180 on jäljellä. Enimmäiskapasiteetti voidaan myös pitää käytössä näyttämättä numeroita julkisesti. Lopullinen kapasiteettitarkistus tehdään taustajärjestelmässä myös samanaikaisten lähetysten yhteydessä. Normaalissa laskennassa New- ja Approved-tilassa olevat osallistujat käyttävät kapasiteettia, kun taas Rejected- ja Waitlist-tilassa olevat eivät. Waitlist on tuettu ilmoittautumisen tila; automaattista jonotuslistalle siirtämistä ei esitetä QRGATEn ominaisuutena.
- Aseta julkisen ilmoittautumisjakson avaus- ja sulkemisajat.
- Valitse, näytetäänkö jäljellä oleva saatavuus julkisella sivulla.
- Suunnittele kapasiteetti yksittäisten osallistujien, ei ryhmäilmoittautumisten, perusteella.
- Tarkista ilmoittautumisen tila ja muunnostila ennen kelvollisten tietueiden siirtämistä vieraslistalle.
Jaa sivu URL-osoitteella, QR-koodilla tai verkkosivupainikkeella
Kun tapahtuman ilmoittautuminen on käytössä, QRGATE tarjoaa tapahtuman julkisen ilmoittautumis-URL-osoitteen. Tiimi voi kopioida linkin sähköpostiin tai digitaaliseen viestintään, luoda ja ladata ilmoittautumisen QR-koodin painettuihin materiaaleihin tai käyttää verkkosivulla kopioitavaa HTML-ankkuripainiketta. Verkkosivuvaihtoehto on linkki tai painike, joka ohjaa julkiselle ilmoittautumissivulle. Kyseessä ei ole iframe-lomakeupotus. Ilmoittautumisen QR-koodin tehtävä on avata julkinen ilmoittautumissivu. Se ei ole vieraan QR-lippu eikä myönnä pääsyä tapahtumaan.
- Käytä yhtä julkista URL-osoitetta tapahtumasähköposteissa, verkkosivuilla ja kampanjamateriaaleissa.
- Lataa ilmoittautumisen QR-koodi painettuihin opasteisiin tai kutsuihin.
- Kopioi toimitettu HTML-ankkuripainike ja muokkaa sen tekstiä tai tyyliä omalla verkkosivullasi.
- Pidä ilmoittautumisen QR-koodi erillään vieraan Check-in-prosessissa myöhemmin käytettävistä QR-lipuista.
Yhdistä ilmoittautuminen vieraslistan hallintaan
QRGATE käsittelee julkisen lähetyksen ensin ilmoittautumisena, ei välittömästi hyväksyttynä vieraana. Ilmoittautumiskerros sisältää lähetetyt osallistujatiedot, vastaukset, vahvistuksen perustan, tilan ja muunnostilan ennen vierasprosessin alkua. Manuaalinen siirto vieraslistalle on oletus. Järjestäjä voi tarkistaa kelvolliset tietueet, asettaa tarvittavan tilan ja käyttää Add selected to Guest List -toimintoa. QRGATE tarkistaa tapahtuman, käyttöoikeudet, tilan, vahvistuksen perustan, sähköpostin yksilöllisyyden ja kaksoismuunnoksen eston ennen vierastietueen luomista ja yhdistämistä. Järjestäjä voi ottaa automaattisen vieraslistasiirron käyttöön tapahtumassa. Tämäkin on hallittu käytäntö: vain kelvolliset ilmoittautumiset, joilla on dokumentoitu vahvistuksen peruste, voidaan siirtää. Automaattinen siirto ei lähetä kutsua automaattisesti. Siirron jälkeen julkinen ilmoittautumisen muokkaus lukitaan ja normaali elinkaari jatkuu: vieras, kutsu, valinnainen RSVP, QR-lippu ja vahvistettu Check-in.
- Tapahtuma ja ilmoittautumisasetukset määrittävät julkisen sivun, lomakkeen, ajoituksen, kapasiteetin ja siirtokäytännön.
- Registration Group, Registration Contact ja Attendee Registration pitävät ryhmä- ja henkilötiedot jäsenneltyinä.
- Vieraslista vastaanottaa kelvolliset osallistujat manuaalisella tai järjestäjän käyttöön ottamalla automaattisella siirrolla.
- Kutsu, RSVP, QR-lippu ja Check-in ovat myöhempiä, erillisiä operatiivisia vaiheita.
- Ilmoittautumisen ja vieraan välinen yhteys sekä muunnostila säilyvät operatiivista seurantaa varten.
Käytännöllinen julkisen ilmoittautumisen työnkulku tapahtumatiimeille
Selkeä työnkulku auttaa määrittämään, missä julkinen ilmoittautuminen päättyy ja vierastoiminnot alkavat. Kuvitteellisessa konferenssissa, yritystapahtumassa tai yhdistyksen tilaisuudessa vaiheet voivat olla seuraavat: 1. Luo tapahtuma ja määritä brändi, perustiedot ja ilmoittautumisasetukset. 2. Kirjoita ilmoittautumistietojen lohko ja valitse tarvittavat vakiokentät ja lisäkysymykset. 3. Aseta avaus- ja sulkemisajat, osallistujien enimmäiskapasiteetti ja julkisen saatavuuden näyttö. 4. Päätä, käytetäänkö oletuksena manuaalista siirtoa vai otetaanko kelvollisten ilmoittautumisten automaattinen siirto käyttöön. 5. Julkaise URL sähköpostissa tai verkkosivupainikkeella ja jaa QR-koodi sopivissa painetuissa materiaaleissa. 6. Tarkista ilmoittautumisen tila, vahvistuksen peruste, ryhmäsuhteet ja mukautetut vastaukset ilmoittautumislistalla. 7. Siirrä kelvolliset osallistujat manuaalisesti vieraslistalle tai anna määritetyn automaattisen työnkulun käsitellä heidät. 8. Jatka erillisiin kutsu-, RSVP-, QR-lippu- ja vahvistettuihin Check-in-prosesseihin. Näin julkisella sivulla on selkeä operatiivinen päätepiste. Samalla järjestäjän luomat vieraat ja tuetut Excel-vieraslistatuonnit voivat palvella osallistujia, joita ei hallita julkisen ilmoittautumisen kautta.
- Käytä manuaalista siirtoa, kun haluatte tarkistaa ilmoittautumiset ennen vieraan luomista.
- Käytä automaattista siirtoa vain, jos tapahtuman käytäntö ja vahvistuksen peruste sopivat toimintatapaanne.
- Muista, ettei vieraslistalle siirtäminen itsessään lähetä kutsua tai oikeuta tapahtumaan pääsyä.
Hyödyt ja rajat ennen valintaa
Mallin tärkein hyöty on operatiivinen selkeys. Jäsennellyt kentät vähentävät tarvetta tulkita vapaamuotoisia sähköpostivastauksia. Osallistujatason tietueet säilyttävät yksilölliset identiteetit ryhmäilmoittautumisissa. Osallistujamäärään perustuva kapasiteetti antaa tiimille olennaisemman kuvan käytetyistä paikoista. Säilyvä ilmoittautumisen ja vieraan välinen yhteys yhdistää alkuperäisen tietojenkeruun myöhempiin vierastoimintoihin. Mukana on myös tärkeitä rajoja. QRGATE ei ole julkinen lippumarkkinapaikka, lippujen myyntialusta tai maksupalvelu. Se voi tukea informatiivista perushintaa, valuuttaa, järjestäjän määrittämiä hintalisäyksiä, vastaus- tai vaihtoehtokohtaisia hinnanmuutoksia ja laskettuja hintatilanteita. Se ei käsittele verkkomaksuja, valtuuta kortteja, tilitä varoja tai kerää laskumaksuja. Ulkoiset maksuohjeet voidaan lisätä järjestäjän määrittämiin tietoihin, mutta QRGATEsta ei tällöin tule maksupalveluntarjoajaa. Varmista ennen käyttöönottoa tapahtumatiedot, ilmoittautumiskysymykset, vahvistustapa, kapasiteettikäytäntö ja vieraslistan tarkistusprosessi. Jos tarvitset integraation, upotusmenetelmän, automaation tai kaupallisen työnkulun, jota Product Brain ei dokumentoi, ota yhteyttä osoitteeseen support@qrgate.org äläkä oleta ominaisuutta saataville.
- Sopii tapahtumajärjestäjille, toimistoille, yritystapahtumatiimeille, yhdistyksille ja paikoille, jotka keräävät uusia osallistujatietoja.
- Ei ole tarkoitettu julkiseen lippumyyntiin tai maksujen käsittelyyn.
- Ei tarjoa automaattista jonotusta, järjestäjän kirjoittaman sisällön automaattista käännöstä tai iframe-lomakeupotusta.
- Ota yhteyttä osoitteeseen support@qrgate.org tuotteeseen liittyvissä vaatimuksissa, joita ei ole dokumentoitu.
Usein kysyttyä
Mitä on julkisen tapahtuman ilmoittautumissivun ohjelmisto?
Se on ohjelmisto, jolla julkaistaan tapahtumakohtainen julkinen sivu. Osallistujat voivat lukea tapahtumatietoja ja lähettää muokattavan ilmoittautumislomakkeen. Täydellinen työnkulku määrittelee myös ajankohdan, kapasiteetin, jakelutavat, vahvistamisen ja sen, mitä tapahtuu ennen kuin ilmoittautumisesta voi tulla vieras. QRGATEssa julkinen lähetys luo ensin ilmoittautumistietueen, ei suoraan vierasta tai pääsyoikeutta.
Voiko QRGATE luoda brändätyn julkisen ilmoittautumissivun tapahtumalle?
Kyllä. QRGATEn valinnainen Event Registration -moduuli tarjoaa responsiivisen julkisen ilmoittautumissivun, jossa voidaan käyttää tapahtuman brändiä ja logoa, nimeä, päivämäärää ja kellonaikaa, olennaisia perustietoja sekä järjestäjän määrittelemää ilmoittautumistietojen lohkoa.
Voinko lisätä ilmoittautumislomakkeeseen mukautettuja kysymyksiä?
Kyllä. QRGATE tukee Registration Form Builderia, jossa on Short text-, Long text-, Yes/No-, Single choice-, Multiple choice- ja Checkbox-kysymystyypit. Tuettuja asetuksia voivat olla esimerkiksi otsikko, ohjeteksti, pakollisuus, aktiivisuus ja järjestys.
Voiko ilmoittautumisen yhteyshenkilö ilmoittaa useita osallistujia?
Kyllä. Vahvistettu yhteyshenkilö voi luoda ryhmäilmoittautumisen yhdelle tai useammalle osallistujalle. Jokainen osallistuja säilyy erillisenä tietueena omine vastauksineen ja muunnostiloineen. Osallistuja voi myöhemmin ottaa oman ilmoittautumisensa haltuun vahvistamalla sähköpostinsa. Yhteyshenkilön vahvistaminen ei vahvista automaattisesti jokaisen osallistujan sähköpostia.
Käsitteleekö QRGATE ilmoittautumismaksuja tai myykö se julkisia lippuja?
Ei. QRGATE voi laskea ja näyttää informatiivisen ilmoittautumishinnan perushinnan, valuutan, järjestäjän hintalisän sekä vastaus- tai vaihtoehtokohtaisten muutosten perusteella. Se ei käsittele verkkomaksuja, valtuuta kortteja, tilitä varoja, kerää laskumaksuja tai toimi julkisena lipunmyyntialustana.
Miten julkisesta ilmoittautumisesta tulee QRGATEssa vieras?
Manuaalinen siirto vieraslistalle on oletus. Järjestäjä tarkistaa kelvolliset ilmoittautumiset ja siirtää valitut tietueet, kun QRGATE on tarkistanut tapahtuman, tilan, vahvistuksen perustan, sähköpostin yksilöllisyyden ja muuntosäännöt. Järjestäjä voi ottaa automaattisen siirron käyttöön kelvollisille ilmoittautumisille, mutta sekin noudattaa dokumentoituja vahvistus- ja kelpoisuussääntöjä. Siirto ei lähetä kutsua automaattisesti.
Voinko jakaa ilmoittautumissivun QR-koodilla tai verkkosivupainikkeella?
Kyllä. QRGATE tarjoaa julkisen ilmoittautumis-URL-osoitteen, ladattavan ilmoittautumisen QR-koodin ja kopioitavan HTML-ankkuripainikkeen verkkosivulle. QR-koodi johtaa julkiselle ilmoittautumissivulle; se ei ole vieraan QR-lippu eikä myönnä pääsyä tapahtumaan. Dokumentoitu verkkosivumenetelmä on linkki tai painike, ei iframe-lomakeupotus.
Voiko ilmoittautumissivu näyttää jäljellä olevan kapasiteetin?
Kyllä, jos järjestäjä ottaa julkisen saatavuuden näytön käyttöön. Kapasiteetti lasketaan osallistujina, ei ilmoittautumisryhminä, joten viiden henkilön ryhmä käyttää viittä paikkaa. Enimmäiskapasiteettia voidaan käyttää myös näyttämättä lukuja julkisesti.
Luo QRGATE-tilisi ja kokeile demoa
Tutustu siihen, miten brändätty julkinen ilmoittautumissivu, jäsennelty osallistujatietojen keruu ja hallittu siirto vieraslistalle sopivat tapahtumasi työnkulkuun. Luo tili ja kokeile QRGATE-demoa.
Luo QRGATE-tilisi ja kokeile demoa