QR-tapahtumien sisäänkirjautumisohjelmisto auttaa lukemaan QR-koodin, mutta sen pitäisi tehdä paljon muutakin. Tapahtumajärjestäjät, tapahtumatoimistot, yritykset ja tapahtumapaikat tarvitsevat luotettavan tavan yhdistää vieraslista, kutsu, QR-lippu, tapahtuman säännöt ja tallennettu sisäänkirjautuminen. QRGATE tarjoaa kutsuihin perustuvan tapahtumatyönkulun, jossa on henkilökunnan avustama sisäänpääsy, Self Check-in, manuaalinen vierashaku, Wallet-passit ja tuettu Offline Check-in – ilman että tapahtumasta tehdään julkinen lippumarkkinapaikka.
Mitä tapahtumien sisäänkirjautumisohjelmistolta kannattaa etsiä
Kutsupohjainen tapahtuma alkaa yleensä järjestäjän hallinnoimasta vieraslistasta. Vieraat voidaan luoda manuaalisesti, tuoda tuetulla Excel-työnkululla tai siirtää hyväksytystä Event Registration -rekisteröinnistä. Kutsuttu vieras voi saada henkilökohtaisen kutsun ja yksilöllisen QR-lipun. Sisäänkäynnillä järjestelmän pitäisi tunnistaa oikea vieras ja tapahtumakonteksti ennen sisäänpääsyn hyväksymistä.
- Vahvistaako alusta QR-lipun oikeaa tapahtumaa vasten ennen sisäänpääsyn tallentamista?
- Soveltaako se lipun tilaa, sallittuja sisäänpääsyjä, käytettyjä sisäänpääsyjä ja tapahtumapäivän sääntöjä?
- Voiko Entry Staff käyttää sisäänkirjautumista ilman täydellisiä tapahtuman ylläpito-oikeuksia?
- Voiko henkilökunta hakea vieraan manuaalisesti, jos QR-lippu ei ole saatavilla?
- Voivatko kutsutut vieraat käyttää Self Check-in -työnkulkua silloin, kun se sopii tapahtumaan?
- Voidaanko tilapäiset yhteyskatkokset käsitellä tuetulla Offline Check-inillä?
- Pysyykö RSVP-tila erillään todellisesta tapahtumaan saapumisesta?
Miksi QR-koodin skannaus on vain yksi osa tapahtuman sisäänpääsyä
QR-koodi on nopea tapa tunnistaa vieras tai lippu, mutta sisäänpääsypäätös tarvitsee tapahtumakontekstin. QRGATE tarkistaa lipun ja tapahtuman olennaiset säännöt ennen sisäänkirjautumisen hyväksymistä. Näin sisäänkäynnin henkilöstö voi käsitellä aiemman käytön, sallitut sisäänpääsyt, tapahtumapäivän ja lipun tilan yhdenmukaisesti.
- QR-lippu tunnistaa vieraan tai lipun, minkä jälkeen QRGATE soveltaa tapahtuman sääntöjä.
- Virheelliset, poistetut, estetyt tai muutoin hyväksymättömät liput voidaan hylätä.
- Kertasisäänpääsysäännöt auttavat estämään lipun toistuvan käytön sallittujen sisäänpääsyjen jälkeen.
- Useampi sisäänpääsy voidaan sallia, jos vieraan tai tapahtuman asetukset sen mahdollistavat.
- RSVP ilmaisee osallistumisaikomuksen, kun taas Check-in tallentaa toteutuneen sisäänpääsyn.
- Jos vieras ei voi esittää QR-lippua, valtuutettu Entry Staff voi hakea vieraan käytettävissä olevilla tiedoilla ja tehdä manuaalisen Check-inin.
Näin QRGATE yhdistää vieraan ja sisäänpääsyn työnkulun
QRGATE pitää tapahtuman keskeiset toiminnot yhdessä työnkulussa. Järjestäjä luo tai tuo vieraslistan, lähettää henkilökohtaiset kutsut ja antaa kelpoisille vieraille yksilöllisen QR-lipun. Tapahtumapaikalla Entry Staff tai vieras käynnistää sopivan sisäänkirjautumisen, ja QRGATE soveltaa sääntöjä ennen tuloksen tallentamista.
- Event ja vieraslista: hallitse tapahtuman kutsupohjaisen työnkulun osallistujia.
- Kutsu ja QR-lippu: lähetä tapahtumatiedot ja anna jokaiselle vieraalle pääsy omaan lippuunsa.
- Apple Wallet ja Google Wallet: tallenna tuettu QR-lippu helposti vieraan puhelimeen.
- QR Check-in: skannaa vieraan lippu ja validoi se aktiivisia tapahtumasääntöjä vasten.
- Manuaalinen vieraan Check-in: hae nimellä tai muilla käytettävissä olevilla tiedoilla, jos QR-lippua ei voida esittää.
- Entry Staff: anna valtuutetuille käyttäjille tapahtumakohtainen sisäänkirjautumisoikeus ilman automaattisia täydellisiä ylläpito-oikeuksia.
- Self Check-in: anna kutsutuille vieraille mahdollisuus aloittaa tuettu sisäänkirjautumisensa itse.
Hostess Mode-, Entry Staff- ja Self Check-in -työnkulut
Eri sisäänkäynnit tarvitsevat erilaisia toimintamalleja. QRGATEn henkilökunnan avustama Hostess Mode on tarkoitettu tilanteeseen, jossa operaattori käyttää laitetta ja skannaa saapuvien vieraiden QR-liput. Järjestelmä näyttää sisäänpääsyn tuloksen heti. Self Check-in tarjoaa erillisen vieraan käyttämän työnkulun samalla keskitetyllä tapahtumalogiikalla.
- Hostess Mode antaa valtuutetun operaattorin skannata saapuvien vieraiden QR-liput puhelimella tai tuetulla laitteella.
- Vierasta voidaan hakea myös manuaalisesti, jos lippu ei ole saatavilla.
- Entry Staff -oikeudet ovat tapahtumakohtaisia ja järjestelmän valvomia.
- Self Check-in -istunnot kuuluvat oikeaan tapahtuma- ja vieras/lippukontekstiin.
- Nimetyt Event Station -asemat voivat tukea Entry Staff-, Self Check-in- ja Data Reader -tiloja.
- Data Reader Manual Mode voi tunnistaa vieraan ja näyttää sallitut tiedot ilman tapahtuman sisäänpääsyn suorittamista.
- Data Reader Auto Mode voi tallentaa tuetun Custom Item -edun käytön erillään tapahtuman Check-inistä.
Vieraat, joilla ei ole QR-lippua mukana
Kaikilla vierailla ei ole QR-lippua valmiina. Kutsu on voinut kadota, puhelin vaihtua tai sähköpostia ei ehkä voi avata tapahtumapaikalla. QRGATE tarjoaa valtuutetulle Entry Staffille hallitun vaihtoehdon ilman paperilistoihin palaamista.
- Hae vieraslistasta käytettävissä olevilla vierastiedoilla.
- Tarkista osuva vieras ennen sisäänpääsyn vahvistamista.
- Suorita manuaalinen Check-in samassa hallitussa tapahtumatyönkulussa.
- Sovella samoja tapahtuma- ja sisäänpääsysääntöjä kuin QR-pohjaisessa Check-inissä.
- Pidä tallennettu sisäänpääsy yhdistettynä vieraaseen ja tapahtumaan erillisen käsinkirjoitetun listan sijaan.
Sovella oikeita sääntöjä yhden, usean ja monipäiväisen tapahtuman sisäänpääsyyn
QRGATE voi soveltaa tapahtuman asetusten mukaisia erilaisia sisäänpääsysääntöjä. Tavallisessa yhden päivän tapahtumassa vieraalle voidaan määrittää sallittujen sisäänpääsyjen määrä. Määritetyissä monipäiväisissä tapahtumissa sama QR-lippu pysyy yhdistettynä vieraaseen, ja QRGATE soveltaa kulloisenkin tapahtumapäivän sääntöjä.
- Kertasisäänpääsy voi estää uuden sisäänpääsyn, kun sallitut onnistuneet sisäänpääsyt on käytetty.
- Useamman sallitun sisäänpääsyn vieras voi käyttää samaa QR-lippua, kunnes määrä on käytetty.
- Multiple entry voi sallia useita onnistuneita Check-inejä aktiivisen tapahtumapäivän aikana, jos se on määritetty.
- Samaa tapahtumakohtaista QR-lippua voidaan käyttää sallituilla tapahtumapäivillä asetusten mukaan.
- Jokaiselle tapahtumapäivälle ei tarvita erillistä QR-lippua.
- RSVP-tila pysyy erillään varsinaisesta Check-in-aktiivisuudesta.
Offline-tapahtumien sisäänkirjautuminen tilapäisten yhteysongelmien aikana
Tapahtumapaikan yhteysongelman ei pitäisi automaattisesti pysäyttää sisäänkäyntiä. QRGATE tukee Offline Check-iniä tuetuissa työnkuluissa tilapäisten internetkatkosten aikana. Odottavat tapahtumat voidaan säilyttää paikallisesti ja synkronoida keskitettyyn järjestelmään yhteyden palauduttua.
- Operaattori näkee, milloin Check-in toimii offline-tilassa.
- Synkronointia odottavien tapahtumien tila näkyy operaattorille.
- Tuetut Check-in-tapahtumat voidaan säilyttää paikallisesti synkronoinnin onnistumiseen asti.
- Taustajärjestelmä käsittelee tuetun synkronoinnin turvallisesti.
- Keskitetty QRGATE-järjestelmä on synkronoinnin jälkeen lopullinen tietolähde.
- Offline-toiminto koskee tuettuja Check-in-operaatioita, ei kaikkia QRGATE-moduuleja.
Käytännöllinen QR-vierassisäänpääsyn työnkulku
Tehokas sisäänkäynti valmistellaan ennen ovien avaamista. Tapahtumatiimi voi valmistella vieraslistan, määrittää säännöt, nimetä Entry Staffin ja testata Check-inin etukäteen. Tapahtumapäivänä operaattorit voivat keskittyä skannaamiseen tai vieraiden löytämiseen erillisten taulukoiden tulkitsemisen sijaan.
- 1. Määritä tapahtuma, aikavyöhyke, tapahtumapäivät ja sisäänpääsysäännöt.
- 2. Luo vieraat manuaalisesti, tuo tuettu Excel-vieraslista tai siirrä hyväksytyt Event Registration -tiedot.
- 3. Lähetä henkilökohtaiset kutsut, joissa vieras pääsee omaan QR-lippuunsa.
- 4. Anna vieraiden tallentaa tuetut liput Apple Walletiin tai Google Walletiin.
- 5. Nimeä tapahtumakohtainen Entry Staff ja testaa työnkulku ennen tapahtumaa.
- 6. Skannaa QR-lippu tai käytä vierashakua, jos lippu puuttuu.
- 7. Anna QRGATEn validoida tapahtuma, lipun tila ja jäljellä olevat sisäänpääsyt ennen Check-inin tallentamista.
- 8. Käytä tuettua Offline Check-iniä tilapäisten yhteyskatkosten aikana tarvittaessa.
- 9. Tarkastele sisäänkirjautuneita ja vielä kirjautumattomia vieraita sekä tuettua tapahtuma-aktiivisuutta.
Hallitun vierastoiminnan ratkaisu – ei julkinen lippumarkkinapaikka
QRGATE perustuu järjestäjän hallinnoimiin tapahtuma- ja vierastoimintoihin. Se yhdistää vieraslistat, kutsut, QR-liput, Wallet-passit ja Check-inin niin, että järjestäjä säilyttää kontrollin tapahtuman osallistujista. QRGATEa ei ole suunniteltu julkiseksi lippumarkkinapaikaksi tai yleiseksi kuluttajalippujen myyntialustaksi.
- Tapahtuman järjestäjä hallitsee vieraslistaa.
- QR-liput pysyvät yhdistettyinä oikeaan vieraaseen ja tapahtumaan.
- Wallet-pass esittää olemassa olevaa QRGATE-lippua eikä luo uutta sisäänpääsyoikeutta.
- RSVP, lipun identiteetti ja toteutunut Check-in ovat erillisiä tapahtumatiloja.
- Entry Staff saa operatiiviset oikeudet ilman automaattisia täydellisiä ylläpito-oikeuksia.
- Manuaalinen vierashaku tarjoaa hallitun vaihtoehdon, jos QR-lippua ei ole saatavilla.
- Yhden, usean ja monipäiväisen sisäänpääsyn sääntöjä sovelletaan tapahtuma-asetusten mukaan.
Miksi tapahtumatiimit käyttävät yhtä yhdistettyä Check-in-työnkulkua
Tapahtumien sisäänkirjautumisohjelmiston arvo ei ole vain kameran kyky lukea QR-koodi. Hyöty syntyy siitä, että vieraslista, kutsu, QR-lippu, sisäänpääsyoikeudet ja tallennettu Check-in pysyvät saman tapahtuman yhteydessä valmistelusta saapumiseen.
- Vähennä paperilistojen ja erillisten taulukoiden tarvetta sisäänkäynnillä.
- Anna valtuutetulle henkilökunnalle selkeä QR-skannaus- ja vierashakutyönkulku.
- Pidä lipun käyttö ja tapahtuman sisäänpääsy yhdistettynä keskitettyyn vierastietoon.
- Tue QR-pohjaista ja manuaalista Check-iniä samassa käyttöliittymässä.
- Pidä kutsun tila, RSVP ja toteutunut osallistuminen erillään.
- Tue sekä henkilökunnan avustamaa että vieraan itse käynnistämää sisäänpääsyä.
- Tarjoa käytännöllinen vaihtoehto tilapäisten yhteyskatkosten varalle.
Usein kysyttyä
Miten QRGATE validoi QR-lipun ennen Check-inin tallentamista?
QRGATE tunnistaa vieraan tai lipun oikeassa tapahtumakontekstissa ja soveltaa tapahtuman sääntöjä, kuten lipun tilaa, sallittuja sisäänpääsyjä, aiempaa käyttöä ja aktiivista tapahtumapäivää. Hyväksytty validointi tallentaa Check-inin, kun taas hyväksymätön lippu voidaan hylätä.
Voiko Entry Staff käyttää Check-iniä ilman täydellisiä tapahtuman ylläpito-oikeuksia?
Kyllä. Entry Staff on tapahtumakohtainen operatiivinen oikeus. Valtuutettu Entry Staff voi käyttää tuettuja Check-in-työnkulkuja ilman automaattisia täydellisiä tapahtuman ylläpito-oikeuksia.
Voiko henkilökunta kirjata vieraan sisään ilman QR-lippua?
Kyllä. Valtuutettu Entry Staff voi hakea vieraan Check-in-käyttöliittymästä käytettävissä olevilla tiedoilla ja tehdä manuaalisen Check-inin. Sisäänpääsyyn sovelletaan samoja tapahtuman normaaleja sääntöjä.
Mikä on QRGATEn Hostess Mode?
Hostess Mode on henkilökunnan avustama Check-in-työnkulku, jossa valtuutettu operaattori käyttää puhelinta tai tuettua laitetta vieraiden QR-lippujen skannaamiseen. Järjestelmä validoi lipun ja näyttää sisäänpääsyn tuloksen heti.
Tukeeko QRGATE kutsuttujen vieraiden Self Check-iniä?
Kyllä. Self Check-in antaa kutsutulle vieraalle mahdollisuuden aloittaa tuettu Check-in itse. Sama keskitetty tapahtuma- ja lippulogiikka ratkaisee, voidaanko sisäänpääsy hyväksyä.
Voiko Check-in jatkua tilapäisen internetkatkon aikana?
Tuetut Check-in-operaatiot voivat jatkua QRGATEn Offline Check-in -työnkululla tilapäisen yhteyskatkon aikana. Odottavat tapahtumat voidaan säilyttää paikallisesti ja synkronoida yhteyden palauduttua. Offline-tuki ei koske kaikkia QRGATE-ominaisuuksia.
Mitä eroa on yhden ja usean sisäänpääsyn säännöillä?
Kertasisäänpääsy rajoittaa onnistuneiden sisäänpääsyjen määrää vieraan tai tapahtuman asetusten mukaan. Jos vieraille on sallittu useampi sisäänpääsy, sama QR-lippu voidaan hyväksyä, kunnes määrä on käytetty. Multiple entry voi sallia useita Check-inejä aktiivisen tapahtumapäivän aikana.
Voiko samaa QR-lippua käyttää monipäiväisen tapahtuman sallittuina päivinä?
Kyllä. Määritetyssä monipäiväisessä tapahtumassa sama tapahtumakohtainen QR-lippu pysyy yhdistettynä vieraaseen sallituilla tapahtumapäivillä. QRGATE tarkistaa aktiivisen päivän ja tapahtuman säännöt ennen jokaista Check-iniä.
Testaa QRGATEn täydellinen vierassisäänkirjautumisen työnkulku
Luo maksuton QRGATE-tili ja määritä esimerkkitapahtuma omalla vieraslistallasi, kutsuillasi ja QR-lipuillasi. Testaa QR-skannaus, henkilökunnan avustama Hostess Mode, vierashaku, Self Check-in ja kutsusta sisäänpääsyyn etenevä työnkulku ennen seuraavaa tapahtumaasi.
Aloita maksuton esimerkkitapahtuma